Kurz gesagt: Ein fertiges Chatbot-Tool kostet meist 20 bis 100 € im Monat. Ein KI-Assistent, der auf deine Abläufe zugeschnitten ist – also Mails beantwortet, WhatsApp-Nachrichten aufnimmt und Termine einträgt –, kostet einmalig meist zwischen 1.000 und 5.000 € und danach etwa 20 bis 150 € im Monat. Er rechnet sich, sobald er dir zwei bis drei Stunden pro Woche abnimmt.
Die Zahlen in diesem Artikel sind grobe Richtwerte aus dem Markt und aus unseren Projekten – keine Preisliste. Was es bei dir kostet, hängt davon ab, was der Assistent können soll.
Was ist ein KI-Assistent für Betriebe?
Ein KI-Assistent übernimmt wiederkehrende Kommunikation und Verwaltung: Er liest eingehende Mails und Nachrichten, sortiert sie, schreibt Antworten vor oder verschickt Standardantworten selbst, trägt Termine ein und erinnert an Offenes. Anders als ein einfacher Chatbot kennt er deine Leistungen, Preise und Abläufe – und arbeitet mit den Programmen, die du schon nutzt.
Die drei Wege im Überblick
| Weg | Einmalig | Laufend | Passt, wenn … |
|---|---|---|---|
| Fertiges Chatbot-Tool | 0 € bis wenige Hundert € | ca. 20–100 € im Monat | du vor allem Fragen auf der Website beantworten willst |
| Selbst gebaute Automatisierung (z. B. mit Make oder Zapier) | deine Zeit | ca. 10–60 € im Monat plus KI-Nutzung | du technisch fit bist und einzelne Abläufe verbinden willst |
| Assistent nach Maß | ca. 1.000–5.000 € | ca. 20–150 € im Monat | Mails, WhatsApp, Kalender und Kundendaten zusammenspielen sollen |
Woraus sich die laufenden Kosten zusammensetzen
- KI-Nutzung: Sprachmodelle rechnen nach Menge ab. Eine beantwortete Mail kostet meist nur Cent-Beträge – bei ein paar Hundert Nachrichten im Monat sind das oft unter 20 €.
- Plattform und Betrieb: Server, Automatisierungs-Plattform oder Schnittstellen, etwa 10 bis 50 € im Monat.
- Pflege: Neue Antworten, geänderte Preise, neue Abläufe – das ist entweder deine Zeit oder Teil einer Betreuung.
Ab wann rechnet sich das?
Eine einfache Rechnung: Nimmt dir der Assistent fünf Stunden pro Woche ab und ist dir deine Stunde 40 € wert, sind das rund 800 € im Monat. Selbst ein Assistent nach Maß ist damit nach wenigen Monaten bezahlt. Wichtiger als das Geld ist oft etwas anderes: Anfragen werden sofort beantwortet – auch abends und am Wochenende. Wer zuerst antwortet, bekommt häufig den Auftrag.
Zwei Beispiele aus der Praxis
Magicel – ein Zauberkünstler mit vielen Buchungsanfragen: Anfragen werden automatisch beantwortet, Auftritte und Termine landen von selbst im Kalender. Statt jede Mail einzeln zu tippen, geht es nur noch um die Anfragen, bei denen eine persönliche Antwort zählt. Zum Projekt
Luminus – der Assistent in Bookartist, einer Software für Künstler und Moderatoren: Er beantwortet Fragen, bereitet Angebote vor und nimmt Routinearbeit ab, direkt in der Anwendung. Zum Projekt
Worauf du achten solltest
- Freigabe statt Blindflug: Am Anfang schreibt der Assistent Entwürfe, du gibst frei. Erst wenn die Antworten sitzen, gehen Standardfälle automatisch raus.
- Datenschutz: Kundendaten gehören auf Server in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Frag danach.
- Klein starten: Ein Ablauf, der dich heute am meisten Zeit kostet – nicht alles auf einmal.
- Dein Wissen rein: Ein Assistent ist nur so gut wie die Infos, die er bekommt: Leistungen, Preise, typische Fragen, Tonfall.
Häufige Fragen
Schreibt die KI dann einfach meinen Kunden?
Nur, wenn du das willst. Üblich ist: Standardfälle laufen automatisch, alles andere legt der Assistent dir als Entwurf vor.
Geht das auch mit WhatsApp?
Ja. Über die WhatsApp-Business-Schnittstelle kann ein Assistent Nachrichten beantworten, Anfragen aufnehmen und an dich übergeben, wenn es persönlich wird.
Was kostet das bei kursiv?
Das hängt vom Umfang ab. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deinen Ablauf an und du bekommst danach ein festes Angebot. Mehr zu KI-Assistenten